Konu satırının yazılımı:

Posta sunucusu üzerinden e-posta okumanın iki farklı yolu vardır. Birincisi ve ülkemizde en çok kullanılanı e-posta içeriği ve başlığının çekilmesidir. İkincisi ise daha çok depolama gücü az olan makinelerle internet’e bağlanan veya çeşitli sebeplerle internet üzerinde zaman kısıtlaması olan insanların kullandığı sadece konu satırı ve gönderen isminin alındığı yöntemdir. Bu sayede gereksiz mesajlar direkt olarak posta sunucusu üzerindeyken transfer edilmeden fark edilerek silinebilir. Bu tür kullanımların da olması konu satırını oldukça önemli bir konuma getirmiştir. E-postanın içeriğini kısaca özetleyen bir konu başlığı herkes için oldukça yararlı olacaktır.
Konu satırı tam bir cümle olmak zorunda değildir. Konu satırı içinde kısaltmalar kullanılabilir. E-postanın içeriğini açıklamak durumundadır. Eğer mesajınız başkaları tarafından cevaplandırılmışsa konu satırında Regarding (hakkında, -e dair) kelimesinin ilk hecesi olan “”re:”” ana başlığını görebilirsiniz. Bazı e-posta programları cevapladığınız mesaja bu başlığı koymayabilir. Bu durumda bunu sizin yapmanız oldukça kibar olacaktır.
Konu: Re: Internet dernegi toplantisi
Eğer mesajınız acil bir konuyu anlatıyorsa, konu satırının başında bunu belirtmeniz oldukça yerinde bir davranış olur. İngilizce mesajlar için URGENT: kelimesi bu tip durumları anlatmak için en çok kullanılan düzendir. Türkçe’de ise bu durumları ifade etmek için ACİL: kelimesi konu satırının başına yerleştirilebilir.
Konu: ACİL: Internet dernegi toplantisi iptal edildi.
İngilizce mesajlarda bunun dışında yaygın olarak kullanılmayan fakat oldukça yararlı olan REQ: (Request : Rica ) ve FYI: (For Your Information : Bilgilerinize ) konu satırı başlıkları da vardır. Bu kelimelerin Türkçeleri kısa olduğu için kullanılması oldukça yararlı olacaktır.
İlişkili mesajlar
Eğer bir mesaja cevap veriyorsanız, cevap verdiğiniz mesajdan alıntılar yapmanız karlı tarafın konuyu anlamasını kolaylaştıracaktır.
Sadece
Evet
Yazan bir mesaj yerine:
>Pazartesi günü haberleşme projemizi konuşmak için büromuza uğrar mısınız?
Evet
Yazmak daha anlaşılır olacaktır.
“”>”” işaretini birçok e-posta programı otomatik olarak koymaktadır. Bu işaret başka bir mesajdan alıntı yaptığını belirten global bir imgedir. Alıntı yapılan mesajlarda kullanılması oldukça gereklidir.
Mesajlar gidip gelirken arada belli bir zamanın geçtiği unutulmamalıdır. Bu amaçla içinde zaman ayrıntıları bulunan veya bir soruya cevap olabilecek durumda olan her türlü mesajın içinde de alıntılar bulunması gerekmektedir. Mesajlarınızı yazarken açık olmak gerekmektedir. Yarın, öbür gün gibi gibi kullanımlar yerine gerçek tarihler, “”diğer söylediğiniz daha doğru”” yerine “”toplantı günü ile ilgili söyledikleriniz daha doğru”” gibi anlatıcı yapılar kurmak karşı tarafın sizi anlamasına yardımcı olacaktır.
Eğer bir paragrafın ortasındaki bir cümleden itibaren alıntı yapacaksanız, sizinle alakası olmayan herşeyi sildikten sonra yerine “”…”” koymanızda yarar vardır.
Karşılıklı süre gelen mesajlaşmalarda, eğer içinde bilgi yoksa son mesajdan daha önceki mesajları silmeniz mesajın boyunu kısaltacak, dolaysıyla internet üzerinde daha hızlı dolaşmasına neden olacaktır.
Elektronik posta programı bulunmayan insanların e-postalarına ulaşmaları amacıyla web üzerinde bazı parasız mesaj okuma servisleri oluşturulmuştur. Bu tip servislerde Türkçe karakter seti bulunmadığı için yazılan Türkçe karakterler düzgün görünemeyeceklerdir. Eğer karşınızdaki insanın mesajlarını okuduğu posta programını biliyorsanız bu özellikleri kullanabilirsiniz. Fakat bilmiyorsanız en azından konu satırında (işğüöç) gibi Türkçe karakterler bulundurmamanız konu satırının anlaşılır olmasını sağlayacaktır.
Biçim
E-posta genel kullanım ve sunucular arasında geçiş tarzı olarak büyük bir kısmı standartlaştırılmış bir kullanıma sahiptir. Buna rağmen e-posta gönderme ve okuma programlarının çeşitliliği gönderdiğiniz mesajın karşı tarafta aynı şekilde görülmemesine neden olabilir. Bu yüzden mesajınızı yazarken dikkatli olmanız gerekir.
Bazı e-posta programları mesajın içeriğini, salt metin olarak okur. Bu durumda daha önce eklenmiş olan koyu yazı, renk gibi özellik kontrol programcıkları da metnin içinde aynen gösterilir.
Sana iyi yıllar diliyorum. Mutlu ol, mutlu kal.
Yazan bir metin: Sana iyi yıllar diliyorum. Mutlu ol, mutlu kal. şeklinde görülebilir.
Bunu e-posta programınızı salt metin gönderimine ayarlayarak düzeltebilirsiniz. Eğer karşı tarafın bilgisayarındaki programın yeteneklerini biliyorsanız bu html özelliklerini kullanmanızda bir sakınca yoktur.
Geliştirilmiş Karakter Seti:
Internet üzerindeki her türlü belge adresler ve transfer edilen her bilgi, 1982 yılında oluşturulan Latin 1 karakter setinin ilk 128 karakterlerini (harf, sayı ve işaret) kullanarak gerçekleştirilir. Bu bilgisayarlara modem bağlantılarında oluşabilecek hataları düzeltmek için bir miktar yer sağlar. Fakat internet kullanıcıları diğer karakterlere de ihtiyaç duyarlar. Türkçe karakterler diye harfler bu kullanılmayan setin içindedir. Artık (quoted-printable) şifreleme yöntemi bu ekstra karakterler kodlanırlar.
Kodlanan karakterler e-posta okuyucusu tarafından yeniden açılırlar. Fakat karşı tarafın makinesinde bu işi gerçekleştiremeyen bir e-posta okuyucusu varsa şifrelenen karakterler oldukları gibi görüntülenirler. Bu durumda mesaj karşı tarafta =E8, =E9 gibi anlaşılmaz setlere dönüşür.
Bu tip genişletilmiş karakter seti kullanımlarında Windows95 işletim sistemi ve MacOS işletim sisteminin de ayrı standartlara sahip olmaları bu ekstra karakterleri kullanmanızı engelleyecektir. Bu yüzden genişletilmiş karakter setini kullanmak için karşı taraftaki makinenin özelliklerini de bilmekte yarar vardır.
Türkiye’deki büyük çoğunluğun e-posta kullanımında genişletilmiş seti deşifre eden programlar kullandıklarını göz önüne alırsak Türkçe karakterleri kullanmakta bir sorun olmayacağını düşünebiliriz.
Web Bağlantıları:
Birçok e-posta programı http:// ile başlayan web bağlantılarını html kodları ile linkler. Bu durumda karşı taraf mailimizi aldığında linkin üzerine tıklamak suretiyle web sayfasına ulaşabilir. Bu yüzden bağlantımızı yazarken sonuna herhangi ekstra bir karakter eklememeye dikkat etmeliyiz.
http://www.sabah.com.tr/index.html.
yazmak yerine noktayı daha uzağa koymak üzerine tıklamak veya seçmek açısından rahatlık sağlayacaktır.
http://www.sabah.com.tr/index.html . gibi.
Sayfa Düzeni Kısa paragraflar:
Mesajlarınız, ekranın belli bir kısmında scroll yaparak gösterilir. Scroll dikkati dağıtan bir olgu olduğu için paragraflarınız ne kadar kısa olursa o kadar rahat bir okunma sağlanır.
Satır uzunlukları:
Eğer e-posta yazdığınız program satır atlama işini otomatik yapmıyorsa bunu dikkatli bir şekilde sizin yapmanız lazım. Eğer 75 karakterden büyük satırlar oluşturursanız karşı taraftaki mesaj okuyucu program 75. Karakterden sonrasını alt satırdan devam edecektir.
Mesaj programınızda alt satıra geçme bilgisini siz veriyorsanız bunu 50 – 75. Karakter arasında yapmanız gerekmektedir. Bunu 76. Karakterde yaparsanız tek karakter için bir satır açılır ve karakter yazıldıktan sonra alt satıra geçiş yapılır. Bu oldukça çirkin bir görüntü oluşturur.
Yalın yazılım:
E-postanın kısa zamanda transfer edilebilen bir iletişim aracı olduğunu unutmayınız. Bu özelliğinden dolayı bilgiyi sadece isteneni verecek şekilde sınırlandırmakta yarar vardır. Karşı taraf gerektiğinde daha fazlasını sorma imkanına sahiptir. Genellikle en çok kullanılan 1 ekran boyu olan 25 satır o mesajın limiti de olmalıdır. Bundan fazlası scroll yapacağından okumakta güçlük yaratabilecektir.
İmgeleme:
E-postanın duygularınızı sadece yazılara dökebileceğiniz bir iletişim aracı olduğunu unutmayınız. Bu durumda bazı özel hallerimizi belirtmek için özel imgeler kullanırız. Bu imgeler global duygular içerir yani mesajınızın yazıldığı dil bu imgeleri kullanmanıza engel olmayacaktır…
Vurgu
Mesajınızda önemli bulduğunuz ve dikkat çekmek istediğiniz bir noktayı vurgulamak niyetindeyseniz, mesajın o kısmını * işaretinin içine yazmak iyi bir yöntemdir.
Örneğin:
Benim *düşüncem* pazar günü görüşmemizin doğru olacağı yönünde.
Benim düşüncem *pazar günü* görüşmemizin doğru olacağı yönünde.
Bazı durumlarda vurgu dikkati çekmek yerine uyarmak amacıyla da kullanılır. Bu durumda uyarının bulunduğu kısımı büyük harfle yazmak mantıklı olabilir..
Hayır, kırmızı teli koparma.
Yerine,
“”HAYIR!!!, kırmızı teli KOPARMA””
yazmak daha etkili olabilir.
Burada unutulmaması gereken en önemli nokta büyük harfin internet etiğinde bağırmak anlamına gelmesidir. Bu yüzden büyük harf kullanımında gerçekten gerekli olduğuna dikkat etmemiz gerekmektedir.
Mimikler:
E-posta her ne kadar karakterlerden oluşan bir metin olsa da, buna duygularımızı katmamızı sağlayan çeşitli imgeler vardır. Bu imgeler de daha önceki bölümde incelediğimiz vurgular gibi her dilde yazılan mesajlarda kullanılabilir.
Gülen surat (Smiley)
Türkçe’ye gülen surat olarak çevrilen “”smiley”” ifadeleri en yaygın kullanılan mimiklerdir.
En belirgin birkaç çeşidi aşağıda gösterilmektedir.
🙂 mutlu
🙂 gülen
🙁 üzüntülü
😉 göz kırpma
😮 şaşkın
:-> melun, şeytani
:/ hmmm…
8-)) heyecanlı
Eşdeğerleri parçalamak:
E-posta üzerinde bilgi alış-verişi yaparken, unutulmaması gereken en önemli nokta bilginin en anlaşılır şekilde alıcıya gitmesinin sağlanmasıdır. Bu amaçla eğer mesajınızın içinde parçalayabileceğiniz kısımlar varsa mesajınız bu şekilde biçimlendirin.
Örneğin;
sağındaki göstergeye bak;
1. İrtifa 1500’ün altındaysa önündeki kolu yukarıya çek,
2. İrtifa 1500’ün üstündeyse
a. Yakıt kontrolü yap
b. Alana uzaklığı hesapla.
Durum
Fiziksel bir yakınlığınız bulunmayan, sadece sanal ortamda ilişkilerinizi yürüttüğünüz insanlar sizi e-postalarınızla tanımaya çalışacaktır. Bu yüz yüze, göz göze görüşmekten oldukça farklı bir olgudur. Çünkü karşınızdaki sizin gözlerinizdeki pırıltıyı göremeyecek, sesinizdeki vurguyu hissedemeyecek, hatta sizin herhangi bir zevkiniz konusunda bilgi sahibi olamayacaktır. Bu durumda e-postanız karakter tahlilinizde oldukça önemli bir kanıt halini alacaktır.
Dikkat edilmesi gereken en önemli konu, imla açısından kusursuz, dilin doğru kullanıldığı bir mesaj hazırlamaktır. Dil belki sizin için önemli değildir fakat karşı tarafta sizi tanımaya çalışan insana; yaşınız, eğitim durumunuz, konu hakkındaki bilgi düzeyiniz hatta zekanız hakkında doğru veya yanlış bir takım bilgiler verecektir.
Geri Dönüş Adresi:
E-postanızı alan kişi sizin hakkınızdaki bir başka bilgiyi de mesajınızın üzerine yerleştirdiğiniz geri dönüş adresinizden alacaktır. Bu adres bir internet servis sağlayıcının adresi ise interneti kişisel ihtiyaçlarınız için kullandığınız düşünülebilir.
Eğer e-posta adresiniz ibm.com ile bitiyor olsaydı bu sizin profesyonel bir bilgisayar uzmanı olduğunuz görüşünü uyandıracaktır.
Eğer e-posta adresiniz usa.net, hotmail.com, yahoo.com gibi anonim e-posta adresleri veren ve bunları verirken herhangi bir denetleme yapmayan bir şirketten ise bu sizin güvenilirliğinizi bir parça düşürecektir.
Unutulmamalıdır ki bu tip düşünceler her zaman doğruyu vermez, 15 değişik ve saygın yerden e-posta adresi olan bir insan pekala hepsini bir seferde kontrol etmek için bu mesajlarını anonim bir adreste biriktiriyor olabilir.Ama büyük ihtimalle bu tahminler doğrudur.
E-posta adresiniz aynı zamanda yaşınız, bu adresi hangi ciddilikle kullandığınız, bilgisayara ne kadar zamandır ilgi duyduğunuz konusunda da bilgi verir. Esra251@yahoo.com , esra@yahoo.com’a göre internete oldukça yeni girmiştir. Büyük ihtimalle bayandır.
Saygınlık:
E-posta adresinizin başındaki kullanıcı isminizin “”esra”” yerine “”bebek”” veya “”güzel”” olması sizi mesajınızla tanımaya çalışan kişide daha az saygın bir imaj bırakacaktır.
Hakkınızdaki bilgiyi daha rahat edindirmek için bir imza dosyası oluşturabilirsiniz. İmza dosyaları birçok mesaj programı tarafından her mesajın sonuna otomatik olarak yerleştirilir. Yalın yazı şeklinde olması önemlidir.
Esra Gozali
İşletme Müdürü
Kanal Teknik
E-Posta kullanımı
Yazdığınız mesajın tamamını büyük harfle yazmak, uzun satırlar yazmak sizin internet ve e-posta konusunda ne kadar az deneyimli olduğunuzu gösterir. Aynı zamanda bu mesajlar sizin e-posta atmaya ve bununla ilgili genel ahlak kurallarını öğrenmeye ne kadara ilgili ve yatkın olduğunuzu da gösterir. Çünkü bu tip hatalar profesyonel internet kullanıcıları tarafından en çabuk tepki verilen kurallardır. Bu tepkiler genellikle oldukça serttir.
Hitap ve imza dosyaları
Doğada her şeyin olduğu gibi bir e-postanın da bir başlangıcı ve bir sonu olmalıdır. Hernekadar bu kurallar yaygın bir şekilde uygulanmıyor olsa da, hitap ve imza ideal bir mesajın göstergesidir. Hitap kelimesi mesajın içeriğine göre değişken olabilir. Eğer resmi bir içeriğiniz varsa mantıklı olan
“”Sayın yetkili””
“”Sayın ilgili””
gibi hitaplar kullanmak oldukça yerinde olur.
Kimlik Saptaması:
Karşı taraftaki insan sizi tanımıyorsa, yapabileceğiniz en mantıklı iş konuyu anlatmadan önce bazı açıklamalar yapmaktır. Eğer mesajınızın içeriğinde;
Karşı tarafı nereden bulduğunuzu ,
Ne istediğinizi ,
Kim olduğunuzu
Tam ve kesin olarak açıklayamazsanız mesajınıza cevap alma olasılığınızı tamamen kaybedersiniz.
Özellikle webmaster’lar gibi internet profesyonelleri her gün sizin yüzlerce mesaj alırlar. Bu durumda eğer gerçekten bir şeyler öğrenmek istiyorsanız, öncelikle bu mesajı yazmanıza neden olan konuyu açıklamanız gerekmektedir. Aksi takdirde mesajınız gereken ilgiyi bulamayacaktır. Ayrıca bu tip insanların hayatlarının bir kısmını sizden gelen mesajları okumak ile harcadıklarını unutmamalıyız. Bu yüzden bu gibi makamlara gereksiz mesajlar atmak oldukça yanlış olur.
İmza dosyası
Artık kullanmakta olduğumuz bir çok program daha önce hazırladığımız bir imza dosyasını mesajlarımızın sonuna ekleyerek yollamaktadır. Bu imza dosyalarının iki çeşidi vardır. En yaygın ve en eski imza dosyası şekli metin dosyalarıdır. Bu dosyaların içine istediğinizi yazabiliriz, fakat genel kartvizit bilgilerinin, telefon ve diğer kontak bilgilerinin yazılması doğu olacaktır. Yaygın yöntemlerden biri de bu imza dosyasının başına bir cümle mesaj yada özlü bir söz yerleştirmektir. İkinci imza dosyası çeşidi .vcf dosyalarıdır. Bunu Netscape ve Explorer’in mesaj programları okuyabilir, oldukça düzenli bir yazılış şekli vardır ve adres defterine kolayca eklenebilir. Fakat mesajlarını bu programlar dışındaki programlarla bakan insanlar bu dosyaların içerik erini göremeyeceklerdir. Bu durumda mantıklı olan eğer mesajlaştığınız insanlar arasında böyle kişiler varsa onlara özel olarak mesajların sonuna elle girmek yada imza dosyası olarak salt metin dosyaları kullanmaktır.
Görev Dağılımı
Bir web sitesi dolaşırken, ilgiliye mesaj atma ihtiyacı duydunuz. İnternet interaktif bir mecra olduğundan bu oldukça mantıklı bir istektir. İdeal bir web sayfasında künyeninde içinde bulunduğu bir dipnot bölümü bulunmaktadır. Fakat büyük bir ihtimalle bu bölümde birbirinde farklı birkaç tane e-posta adresi olabilir. Bir web sayfasının yapımında genel olarak birden fazla insan çalışır. Yaptıkları işler açısından da birbirinden oldukça fazklı görevleri vardır. Her sitenin bir webmaster’ı olmak zorundadır. Bir webmaster sayfalara konulacak içeriği belirleyen ve onun işlenmesinden sorumlu olan insan olduğuna göre, bu konulardaki düşünce, eleştirir ve önerilerimizin en doğru adresi onlardır. Ayrıca bunun dışında içeriğin gerçek hayattaki işleyişi ile ilgili konulardan sorumlu olan bir halkla ilişkiler uzmanı, veya editör bulunur. Bu konuyu küçük bir senaryo ile renklendirelim. Bir hazır çorba ile ilgili bir küçük anket yapılmakta.
· Eğer çorba sayfalarının sitenin genel içeriğine uygun düşmediğini düşünüyorsanız bu mesajı webmaster’a atmalısınız, çünkü site hakkındaki tüm sorumluluk onun üzerindedir.
· Eğer anketin işleyişinde bir sorun varsa bu da webmaster’ın konularından biridir. İçeriğin işlenmesi ve sayfalara yerleştirilme şeklini de webmaster belirler.
· Eğer anketin sorularını yanlış ve gereksiz buluyorsanız bunu editör ya da halkla ilişkiler uzmanı ile konuşmalısınız.
· Eğer konu edilen çorbanın tadını beğenmiyorsanız bu da halkla ilişkiler uzmanı yada editörü ilgilendiren bir konudur.
Netiket:
Özet olarak e-posta kullanan herkesin aklında tutması gereken bir takım konular vardır.
1. BÜYÜK HARF KULLANMAYIN. Bu bağırmak anlamına gelir.
2. Eğer cümle yapınız duygularınızı anlatmaya yeterli gelmiyorsa, karşı taraftaki insanın bunu sezemeyeceğini farz ederek, mimik imleçleri kullanmaktan çekinmeyiniz.
3. Satır uzunluklarınız 65 – 70 karakteri geçmemeli.
4. Göndereceğiniz yazının içeriğine dikkat edin. Bu içerik kalıcı bir delildir ve başkalarına iletilebilir.
5. Olabildiğince kısa yoldan anlatacağınızı yazın.
6. Karşı tarafın onayını almadan (50K’nın) üzerindeki herhangi bir dosyayı mesajınıza iliştirmeyin.
7. Tartışma gruplarına yolladığınız mesajlarınıza dosya iliştirmeyin.
8. Tartışma gruplarına mesaj yazarken salt metin dosyası yollamaya dikkat edin.
9. Tartışma gruplarına web sayfaları yerine adreslerini yollayın.
10. Web sayfalarının adreslerini yollarken http://…. şeklinde yazmaya özen gösterin.
11. Yöneticisinden izin almadan, tartışma gruplarına yaptığınız işin reklamını yapan mesajlar atmayınız.
12. Açıklayıcı konu satırları yazmaya dikkat ediniz. Unutmayın ki birçok önemli insan mesajlarını konu satırlarını okuyarak eler.
13. Eğer zincirleme uzayan bir mesaja cevap veriyorsanız sizden bir önceki mesaj dışındaki mesajları silin. Aksi takdirde mesaj çok uzayacak ve okunmaz hale gelecektir.
14. Bir mesajı başkasına iletecekseniz yazacaklarınızı mesajın en üstüne yazınız.
15. Kısaltmaları çok kullanmamaya dikkat ediniz. Unutmayınız ki karşınızdaki insan bu kısaltmaların anlamlarını bilmeyebilir.
Genel yazılım hataları:
E-posta adresi duyururken yapılan en yaygın hatalar :
1. E-posta adresinin ortasında boşluk olmaz.
Örnek : yüz yüze@star.com.tr
2. E-posta adresinde büyük harf kullanılmaz.
Örnek : Kenan Erçetingöz@Star.Com.TR
3. E-posta adresinde Latin 1 alfabesinin ilk 128 karakteri kullanılır. çşğöüı ve ÇŞĞÖÜİ harfleri kullanılmaz.
Örnek : Kenan Erçetingöz

İlk Yorumu Siz Yapın

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir