KAYITLI ELEKTRONİK POSTA REHBERİ VE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI ADRESLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

KAYITLI ELEKTRONİK POSTA REHBERİ VE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI ADRESLERİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ile Tanımlar ve Kısaltmalar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu Usul ve Esasların amacı, kayıtlı elektronik posta hesabı adreslerinin ve kayıtlı elektronik posta rehberinin oluşturulmasında, güncellenmesinde, işletilmesinde ve rehberde yer alacak bilgilerin belirlenmesinde uyulması gereken usul ve esasları belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu Usul ve Esaslar kayıtlı elektronik posta sistemini kuran ve işleten kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcıları ile bu sistemden hizmet alan tarafları kapsar.

Dayanak

MADDE 3- (1) Bu Usul ve Esaslar 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan 25/8/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 9 uncu maddesinin altıncı fıkrası ile anılan Yönetmeliğin 24 üncü maddesinin dördüncü fıkrasına ve Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğe dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar ve kısaltmalar

MADDE 4- (1) Bu Usul ve Esaslarda geçen;

  1. ASCII (American Standard Code for Information Interchange) : Bilgi değişimi için Amerikan standart kodlama sistemini,

  2. IETF RFC (Internet Engineering Task Force Request for Comments): İnternet mühendisliği görev grubu yorum talebini,

ç) KEP : Kayıtlı elektronik postayı,

d) KEPHS : Kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcısını,

e) Kurul : Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulunu,

e) Kurul Başkanı: Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanını,

f) Kurum : Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumunu,

g) MERSİS: Ticaret sicili kayıtlarını da içeren, Gümrük ve Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan ve yönetilen Merkezi Sicil Kayıt Sistemini,

ğ) MERSİS No: MERSİS tarafından Ticaret Siciline kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,

h) Rehber bilgisi :KEP hizmetinden yararlanan kullanıcıların rehberde yer alacak ve bu Usul ve Esasın 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında verilen alanları,

ı) Tebliğ: 25/8/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi İle İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliği,

i) Yönetmelik: 25/8/2011 tarih ve 28036 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliği

ifade eder.

(2) Bu Usul ve Esaslarda geçen, ancak yukarıda yer almayan tanımlar için ilgili mevzuatta yer alan tanımlar geçerlidir.

İKİNCİ BÖLÜM

Kayıtlı Elektronik Posta Rehberine İlişkin Esaslar

Kayıtlı elektronik posta rehber alanları

MADDE 5 – (1) KEP rehberinde yayımlanacak zorunlu ve isteğe bağlı alanlar;

  1. Gerçek kişiler için;

Bilgiler

Zorunlu(Z) / İsteğe Bağlı(İ)

KEP Hesap Adresi

Z

Kullanıcının Hizmet Alma Şekli (gönderici-alıcı ya da sadece alıcı)

İ

Ünvan

İ

T.C. Kimlik Numarası

Z

Adı

Z

Soyadı

Z

Cadde ve Ev Numarası

İ

Yaşadığı İlçe

İ

Yaşadığı Şehir

İ

Kullanıcının Açık Anahtarı

İ

Telefon Numarası

İ

  1. Tüzel kişiler için;
Bilgiler

Zorunlu(Z) / İsteğe Bağlı(İ)

KEP Hesap Adresi

Z

MERSİS No

Z

Kurumun Tam Adı

Z

Ana Faaliyet Alanı

İ

Merkezinin Bulunduğu İl

İ

Adres Bilgileri

İ

İşlem Yetkilisinin Adı

İ

İşlem Yetkilisinin Rolü
(çalışan, hissedar, yönetim kurul üyesi, muhasebeci, avukat)

İ

alanlarından oluşmalıdır.

(2) KEP rehberi sorgulamaları sadece zorunlu alanlar kullanılarak gerçekleştirilir.

(3) Gerçek kişilerin KEP rehber bilgileri TC Kimlik Numarası bilgisi kullanılarak sorgulanamaz.

Kayıtlı elektronik posta rehberi hizmeti

MADDE 6 – (1) KEPHS;

a) Gerçek kişilerin zorunlu ve isteğe bağlı rehber alanlarını hesap sahibinin onayını almak şartıyla KEP rehberinde yayımlar.

b) Gerçek kişilere rehber bilgilerinin rehberde yayımlanmasına ilişkin zorunluluk getiremez.

c) Tüzel kişilerin zorunlu rehber alanlarını tüzel kişinin iznini almaksızın rehberde yayımlar.

ç) KEP rehberini gerçek zamanlı olarak günceller.

d) KEP rehberini KEP sisteminden hizmet alan tüm hesap sahipleri ile işlem yetkililerinin erişimine açık tutar.

e) Kendisinden hizmet alan gönderici statüsündeki kullanıcılara rehberi sorgulama hizmeti sunar.

f) Bir rehber sorgusu sonucunda birden fazla kayıt bulunması halinde sonuçları kullanıcıya dönmez ve sorgu sonucunun tek kayda indirgenmesi için kullanıcıdan yeni sorgu parametrelerini girmesini ister.

g) Her KEP hesabı için sadece bir KEP rehber kaydı oluşturur.

ğ) KEP rehber hizmetine ilişkin tüm bilgilerin bütünlüğünü ve gizliliğini koruyarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklar.

h) Rehber bilgilerine yetkisiz erişimleri engeller.

Kayıtlı elektronik posta rehber hizmetinden faydalanma

MADDE 7 – (1) Kullanıcı, rehber bilgisinde meydana gelen değişiklikleri KEPHS’ye bildirmek zorundadır.

(2) KEPHS kullanıcının rehber bilgisinde meydana gelen değişiklikleri derhal günceller.

(3) Gönderici statüsündeki kullanıcı, hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla tüm KEPHS’lerin KEP rehberlerini sorgulayabilir.

(4) Gönderici statüsündeki kullanıcıdan gelen sorgu talebi KEPHS tarafından derhal alınarak;

a) Kendi rehberini sorgulama,

b) Gelen sorguyu diğer KEPHS’lerin rehberine yönlendirme ve

c) Sorgu sonuçlarını birleştirerek anlaşılabilir bir şekilde kullanıcıya sunma

işlemleri gerçekleştirilir.

(5) KEPHS, kendisine gelen rehber sorgusuna asgari sorgulanan kişiye ilişkin zorunlu rehber alanlarını dönmek zorundadır. Sorgulanan kullanıcının rehberde yayımlanmasına izin verdiği isteğe bağlı rehber alanlarının da sorgu sonucunda dönülmesi esastır.

(6) Gönderici statüsündeki kullanıcı, KEP rehber bilgilerini sorgulayabilir. Ancak bu bilgileri silemez, değiştiremez ve bu bilgilere ilavede bulunamaz.

Kayıtlı elektronik posta rehber hizmetinden ayrılma

MADDE 8 – (1) Kullanıcının KEP rehberinden çıkma talebi KEPHS tarafından derhal alınır ve yerine getirilir.

(2) KEP hesabı kapatılan veya kapanan kullanıcının KEP rehber kaydı KEPHS tarafından derhal silinir.

(3)Tüzel kişiler KEP rehber kayıtlarının silinmesi için başvuruda bulunamazlar.

Kayıtlı elektronik posta rehberlerinin birlikte çalışabilirliği

MADDE 9 – (1) Farklı KEPHS’ler tarafından işletilen KEP rehberleri birlikte çalışabilmelidir. Bu konuda gerekli tedbirler KEPHS’ler tarafından alınır.

(2) Kendisine diğer KEPHS’den sorgu talebi iletilen KEPHS sorgunun sonuçlarını, sorguyu gönderen KEPHS’ye bildirmek zorundadır.

(3) KEPHS’ler arasındaki bir sorgu sonucunun en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılabilir.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Esaslar

Kayıtlı elektronik posta hesap adreslerinin yapısı

MADDE 10 – (1) KEP hesap adresleri IETF RFC 2821’e ve RFC 2822’ye uygun olacaktır.

(2) KEP hesap adresleri “kullanıcı-tarafı@alan-adı-tarafı” formatında belirlenecektir.

(3) KEP hesap adreslerindeki tüm alfabetik karakterler küçük olarak kullanılacak ve KEP hesap adreslerinin oluşturulmasında ASCII dokümanındaki tavsiyeler dikkate alınacaktır.

(4) KEP hesap adresinin “kullanıcı-tarafı”

  1. Gerçek kişiler için;

“adı.soyadı.sayı”

formatında olacaktır. “adı” ve “soyadı” alanlarının girilmesi zorunludur. Kullanıcının birden fazla adının olması halinde, bitişik yazılmak üzere adlardan en az birinin açık şekilde verilmesi zorunludur. Kullanıcının talep etmesi halinde kısaltılacak adın kimlik belgesi ile uyumlu bir şekilde kısaltılması esastır. “sayı” alanı isteğe bağlıdır. Ancak belirlenen “adı.soyadı” isimli KEP hesap adresi daha önce başka bir kullanıcı tarafından alınmış ise hesap adının sonuna (.) ayıracı kullanılarak kullanıcının belirleyebileceği ve daha önce “adı.soyadı” alanı aynı olan başka bir kullanıcı tarafından alınmamış “sayı” alanı ilave edilecektir.

  1. Tüzel kişiler için MERSİS No formatında olacaktır.

(5) Her KEPHS’nin üzerinden KEP hizmeti sunacağı en az bir tane alan adını Kuruma bildirmesi zorunludur.

(6) KEPHS, “alan-adı–tarafı” nın sadece KEP hizmeti için kullanılmasından sorumludur.

(7) KEP hesap adresinin “alan-adı-tarafı”:

a) Gerçek kişiler için “hsX.kep.tr” formatında,

b) Tüzel kişiler için:

1) “hsX.kep.tr

2) “TüzelKişiAdı.hsX.kep.tr

formatlarından biri

olacaktır.

(8) “TüzelKişiAdı” alanı, tüzel kişinin MERSİS’de kayıtlı bilgileri ile uyumlu olmak şartıyla açık şekilde ya da kısaltma yapılarak belirlenecektir.

(9) KEP hesap adreslerinin “alan-adı–tarafı” nda yer alan “X”, 01-99 arasından atanan iki basamaklı bir sayıdır.

(10) KEPHS olma başvurusu olumlu sonuçlanan ve Kurum tarafından KEPHS olarak yetkilendirilen başvuru sahiplerinin yetkilendirilme tarihine göre sıradaki “X” sayısı, sadece KEP hizmetlerinde kullanılacak alan adında yer almak üzere KEPHS’ye verilir.

(11) Yetkilendirilme tarihi aynı olan birden fazla KEPHS başvurusunun olması halinde, “X” sayısı KEPHS’lerin alfabetik sırası esas alınarak verilir.

(12) KEPHS’ler “X” sayısı için Kuruma talepte bulunamaz.

Kayıtlı elektronik posta hesap adresi tahsisi

MADDE 11 – (1) Her KEP hesap adresinin bir kimliğe tahsis edilmesi zorunludur.

(2) KEP sisteminde KEP hesap adresinin kişinin kimliği olarak değerlendirilmesi esastır.

(3) KEP hesap adreslerinde gerçek ve tüzel kişiler için olmak üzere iki çeşit kimlik söz konusudur.

(4) KEP hesap adresi tahsisi yapılmadan önce, KEPHS’ye KEP hesap adresi başvurusunda bulunan gerçek ve tüzel kişinin kimliğinin doğrulanması zorunludur.

(5) Bir KEP hesap adresi, kullanıcının kimlik bilgisini, kimlik doğrulamasına ilişkin bilgiyi, KEP hesap adresini içermelidir.

(6) Kullanıcı tarafından talep edilmesi halinde, KEPHS tarafından kullanıcıya zaman damgası hizmeti kullandırılır.

Kayıtlı elektronik posta sistem adresleri

MADDE 12 – (1) KEP hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla KEPHS tarafından kullanılan KEP sistem adresleri kişilere tahsis edilemez.

(2) Gerçek ve tüzel kişilerin KEP hesap adresleri için belirlenen kriterler KEP sistem adresleri için uygulanmaz.

(3) KEP sistem adresleri “Y” formatında olacaktır. “Y”, sunulacak hizmeti ifade eden bir ibareden oluşacak şekilde KEPHS tarafından belirlenir.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Son Hükümler

Kayıtlı elektronik posta rehber hizmetinin ve hesap adreslerinin devri

MADDE 13 – (1) KEPHS’nin, faaliyetine son vermesi veya Kurum tarafından faaliyetine son verilmesi halinde, KEP hesap adreslerine ve KEP rehber hizmetine ilişkin devir işlemleri Yönetmeliğin 21 inci ve 22 nci maddeleri kapsamında gerçekleştirilir.

Yürürlük

MADDE 14- (1) Bu Usul ve Esaslar Kurul tarafından kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 15- (1) Bu Usul ve Esas hükümlerini Kurul Başkanı yürütür.