E-postalarla başa çıkma yolları

e-postalarla+basa+cikmaAraştırmalara göre dünya çapında bir gün içinde milyarlarca e-posta gönderiliyor. Gün boyunca gelen onlarca hatta yüzlerce e-posta, özellikle iş yerlerinde çalışanların işlerine odaklanamamalarına ve üzerinde çalıştıkları işlerin aksamasına neden oluyor. Xerox iş analistleri, çalışanların e-posta yoğunluğu altında asıl iş odağını kaybetmeden verimli çalışabilmeleri için şunları tavsiye ediyor:

E-postalarınızı belirli aralıklarla kontrol edin

Gelen e-postalara geldikleri anda cevap vermek zorunda değilseniz hemen okumak ve cevaplamak yerine günün belirli saatlerini e-posta hesabınızı kontol etmek için belirleyin. Devamlı olarak e-postalarınızı kontrol etme alışkanlığına sahipseniz bu alışkanlığınızı değiştirmeniz zaman alacaktır; ancak başardığınızda çalışma alışkanlıklarınızda iyi yönde büyük değişimler olduğunu fark edeceksiniz.

E-posta ayarlarını düzenleyin

E-posta kutunuzu sık kontrol etmeseniz bile e-posta uygulamanız her yeni gelen e-postada ön izlemeli ve sesli olarak size bildirim göndermek üzere ayarlanmış olabilir; bu da dikkatinizin dağılmasına neden olur. Xerox iş analistleri, e-posta uygulamanızın ayarlarını düzenleyerek, anlık yerine belirli aralıklarla size bildirim göndermesini ya da acil kodu ile tanımlanmamış e-postaların uyarı mesaj (push message) notu olarak görünmesini engellemenizi tavsiye ediyor.

Okuyun ve eyleme dökün

Bazı e-postalar sadece bilgi içerse de bazıları hızlı cevaplamak, içindeki dosyayı arşivlemek, silmek veya bastırmak gibi işlemler gerektirebilir. Aldığınız e-postada yapmanız gereken işlemi ertelemeniz durumunda ise aynı e-postayı ikinci veya üçüncü kez okumak durumunda kalabilirsiniz. Bu da çalışanlarda zaman ve efor kaybına yol açıyor. Xerox iş analistlerine göre böyle bir durumda yapılması gereken şey, aldığınız e-postayı o an çözüme kavuşturmak veya o e-postanın içeriğini ve yanıtlanması gereken son tarihi biliyorsanız gerektirdiği işlemi yapabilecek uygunluğa sahip olmadan e-postayı okumamak.

E-postanın konu kısmına özen gösterin

Konu kısmı boş bırakılan veya yeterince açıklayıcı olmayan e-postalar alıcı için anlaşılması güç mesajlardır ve zaman kaybettirir. Xerox iş analistlerine göre gönderdiğiniz e-postaların konu bölümünde olabildiğince açıklayıcı olmanız e-postanızın etkileyiciliği ve işlerliği açısından son derece önemli. Örneğin; konu bölümüne “Satış Raporları” yerine  “Satış Raporları – Cuma’ya kadar değerlendirilmesi gerekiyor” şeklinde bir açıklama yazılması iki taraf için de iş ve zaman kaybı yaşamamak için ideal olacaktır.

E-postanızın içeriğini ön yazıda tanımlayın

E-postanıza dosya ekliyse kısa ve açıklayıcı bir ön yazı yazmadan sadece dosyayı göndermeyin. Xerox iş analistleri, e-postayı alan kişinin dosyayı açması, konuyu anlaması zaman alacağından böyle bir davranışın hem yanlış anlamalara hem de e-postaya gereken ilginin gösterilmemesine neden olacağını söylüyor. Ekli gönderdiğiniz dosyalarda ne olduğunu ve gönderdiğiniz kişiden beklentinizi mesajınızın ön yazısında kısaca anlatırsanız, gönderdiğiniz e-postanın daha iyi anlaşılmasını ve daha hızlı incelenerek size dönülmesini sağlarsınız.

Konu dışına çıkmayın

Tek bir e-postada birçok konudan bahsetmek ve metni uzun tutmak, içeriğin alıcı tarafından tam olarak anlaşılamamasına, e-postanın bastırılarak kağıt ve toner israfı yapılmasına sebep olur. Xerox iş analistlerine göre, çok sayıda farklı konuya tek e-postada yer vermemek, göndereceğiniz e-posta uzun ise paragraflar arası boşluklar bırakmak ve noktalama işaretlerine özen göstermek, e-postanın anlaşılabilirliği için büyük önem arz ediyor.

Alıcı kişileri doğru belirleyin

E-postada bahsedilen içeriğin e-postanın gönderildiği veya bilgi kısmına eklenen kişiyi ilgilendiriyor olması iş yeri üretkenliğini etkileyen önemli unsurlardan biri. Xerox iş analistleri, yorum ve aksiyon beklediğiniz kişilerin Alıcı (To) kısmında, sadece haberi olmasını ve konuyu takip etmesini istediğiniz kişilerin “Bilgi (Cc) kısmında, e-postayı gönderdiğiniz kişilerin haberi olmadan konuyu gizlice takip etmesini istediğiniz kişilerin ise Gizli (Bcc) kısmında yer alması gerektiğini belirtiyorlar. Bunların doğru kullanılmaması yanlış anlamalara neden olabiliyor. Aynı şekilde, e-postada bahsedilen konu ile ilgisi olmayan kişileri alıcı olarak eklememek, çalışanların dikkatinin dağılmaması için Xerox iş analistlerinin dikkat edilmesini tavsiye ettiği bir başka husus.

İstenmeyen e-postaları engelleyin

Hemen hemen her e-posta kullanıcısının şikayetçi olduğu istenmeyen mailler, çalışanların iş odaklarının dağılmasına ve vakit kaybı yaşamalarına neden olan bir başka etken. Xerox uzmanlarına göre, istenmeyen e-postaların gönderici adreslerini engellemek e-posta hesabınızı daha verimli kullanmanızı sağlayacak önemli konulardan biri. İstenmeyen e-postaları almamak için e-postada genelde sayfa sonunda bulunan “abonelikten ayrıl” ve “aboneliği kaldır” seçenekleri kullanılabilir.

Düzenli yazışılan kişiler için özel klasörler oluşturun

Xerox iş analistleri, düzenli olarak e-posta alıp gönderdiğiniz kişilerle yaptığınız yazışmalara hızla erişmek ve gelen e-postaları gözden kaçırmamak için Gelen kutunuzda bu kişiler için özel klasörler oluşturmanızı tavsiye ediyor.

Ekli dosyaların sayısını azaltın, link ve bulut servisler kullanın

Boyutu yüksek dosyaların e-postalara eklenmesi alıcıların uzun bir indirme süresi ayırmasına ve e-posta kutusu alanlarının kısa sürede dolmasına neden olur. Xerox iş analistleri, aynı e-posta içinde çok fazla dosya göndermenin, karşı tarafta kafa karışıklığına neden olacağını söylüyor. E-posta ile dosya göndermek yerine mümkün olduğunca linklere yer vermeniz, WeTransfer, DropBox gibi bulut (cloud) servisleri tercih etmeniz, PowerPoint gibi yüksek boyutlu dosyaları PDF dosyasına çevirerek göndermeniz veya WinZip, StuffIt gibi alternatif dosya sıkıştırma programlarını kullanmanız Xerox iş analistlerinin verdiği bir başka tavsiye.

Cevap yollarını çeşitlendirin

Xerox iş analistleri, gönderdiğiniz e-postaların içeriğinde telefon numaranızın ve diğer iletişim bilgilerinizin yer aldığı bir imzaya yer vermeniz gerektiğini söylüyor. Böylelikle alıcılar telefon veya başka bir iletişim aracı ile daha iyi anlatabileceklerini düşündükleri konular için e-postayı tercih etmek zorunda kalmaz ve hızlıca ulaşmak isterlerse iletişim bilgilerinizden size ulaşmış olurlar.

E-postaları basarak okumayın

Xerox iş analistleri, özellikle ileri yaştaki kişilerin böyle bir alışkanlığa sahip olduklarını ve mesajları kağıt üzerinden okuduklarında daha iyi anladıklarını belirtiyor. Xerox iş analistleri, e-postaları illa basmak zorunda hissedenlere de arkalı önlü baskı alarak ve baskı ekranında ön izleme yaparak baskı yapmalarını, böylece kağıt ve toner kullanımını azaltmalarını öneriyor. Ayrıca imkan varsa Xerox GreenPrint gibi baskı tasarruf yazılımlarını kullanarak, basılması gerekmeyen bölümleri ayıklayıp baskı alınmasını tavsiye ediyorlar.

Xerox’un e-posta gönderme özelliği olan çok fonksiyonlu ofis ürünleri üzerinde, e-postaların yarattığı karmaşaları azaltmayı sağlayacak özel yazılımlar bulunuyor. Xerox çok fonksiyonlu ofis cihazları, gönderilen e-postanın otomatik olarak boyutunu küçültüyor ve dosyalarınızı yer tutmayan linkler ile paylaşmanızı sağlıyor. Dilerseniz bir bulut adres üzerinde tutarak istediğiniz zaman e-postalarınızı indirip okumanıza imkan veriyor.

 

Yayınlayan

Atif Unaldi

Setting up the BBS system enabling the communication of two persons over telephone lines when he was a student at the Physics Department at the Bosphorus University, Atıf Unaldı established the first Internet connection in Turkey. He achieved a “first of its kind” type project again in Turkey by making an Internet and information program at Radio D (Radio Club) named “Farenin Kuyrugu” (The Tail of the Mouse) between 1992-1994. In 1994, he prepared, presented and produced a nightly live show,”RadyoNet”, appearing five weekdays on Kanal D. This was the first program consisted of live computer pictures from beginning to end. Atıf Unaldı was the General Director of the first Internet server in Turkey, Anadolu.Net, between 1994-1996. Being the supervisor of the World Air Games I in 1996 and 1997, he registered the sportsmen into the games over the Internet and Intranet. In 1998, he also became the Internet supervisor of the Sabah Group, and worked as a consultant in the project to sell Sabah Kitapları (Sabah Books) over the Internet. In the same year, he continued to write at his column (Yeni Ufuklar-New Horizons) in the .Net magazine, which was a publication of the Milliyet Group. In 1999, he was appointed as the webmaster in Ihlas.Net, and he also designed and administered it. In the very same year, he wrote at a column in an IT magazine, Pcweek of the Sabah Group. In the meantime, founding a web-design company, Artmedya, Unaldı prepared an Internet magazine talk show program for BRT, GeceNet, which he presented with Romina Ozipekci. Later, continuing to write in his column in the magazine, Canteen of the Aksam Group, Atıf Unaldı gave web-design lectures in the Ceramic Department of the IU. Leaving his position in Canteen upon the establishment of the Interporbil Group, Unaldı has been a columnist in the economy magazine, EkoTimes. At the moment, Atıf Unaldı is the columnist in the Computerlife magazine. He has been also a columnist in Finansal Forum newspaper every Wednesday. Being the brand consultant of Buybye.com, Unaldi produced and presented a programme, TRON, in Technology Channel. As of December 2004, becoming the IT Director of Star Media Group, Unaldi carried out the editorship of STARTEK supplement of Star newspaper. Currently being the Internet Director of Kanal D and Star Tv, Unaldi also produces the Technorock programme in Rock Fm. Being one of the founders of the group called Sitebuilders supported by Microsoft, Unaldı has been organising conferences, seminars and panels concerning “Web-design”, “mobile Internet”, “e-trade” and “advertisement in the Internet” with the group. The group has been successfully providing the persons and organisations with its free educational studies. Published Books 2006 Netizen ( Internet Dictionary ) The contests he participated as a juryman: 2002 - Altın Örümcek Web Contest 2003 - Altın Örümcek Web Contest 2004 - Grafi2000 Flash Animation Contest 2004 - Altın Örümcek Web Contest 2005 - Altın Örümcek Web Contest 2006 - Web Marketing Assotion - Web Awards His published articles: The Structuring of the Internet in the Information Society of Turkey, Yeni Turkiye Dergisi (The New Turkey Magazine), March 1998 Web-design criteria, Yıldız Technical University Publication, 1994 Conferences, Seminars and Professional Activites: 1999 - Informing the sitebuilders and e-trade and web-design seminars in Microsoft headquarters (Istanbul) 1999 - Web-design, e-trade, Media Technologies seminars within Microsoft (Ankara, Istanbul, Izmir, Konya, Antalya) 2000 - e-trade seminars within Kosgeb (Ankara) 2000 - e-trade seminars in the Fatih University (Ankara) 2000 - The Bilgi University Internet seminars (Speakers: Microsoft Turkey General Director Sureyya Ciliv, Atıf Unaldı) 2000 - Within the framework of the IT 2000 activities, e-trade and web design seminars (Istanbul) 2003 - PRCI Turkiye (Istanbul) 2003 - Wireless Forum ( İstanbul) 2003 - ODTU ( Ankara ) 2003 - Mobiliz.biz ( İstanbul ) 2004 - PRCI ( İstanbul) The softwares he translated: 1996 - Windows Commander 2000 - Babylon Internet Dictionary 2002 - Sitepublisher Softwares: 1992 - The installation of two radio automation systems (Radyo Kulup and Radyo C) (1995) 1994 - The software of two computer programs (Crossword and Puzzle) which were played with the participation of the television audience at Kanal 6 television. 1996 - The Turkish version of a program called Windows Commander 1998 - A computer software enabling the automation of the TV advertisement department The organisations he is the member of: WSP (Web Standards Project) A global organisation Sitebuilders Microsoft ASP Guilt A world organisation Isoc (Internet Society) A world organisation Mobiliz.biz Mobile Advertising Platform CehTURK